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Em algum momento, como todo pequeno ou médio empresário, você percebe que precisa de um sistema de gestão — o famoso ERP. Isso porque quando o negócio cresce não dá para perder o controle do estoque, nem há como dizer que não emite nota e muito menos ficar sem saber para onde foi o dinheiro do mês. Nessa hora papéis e planilhas não atendem mais.

Contudo, mesmo precisando do ERP, uma dúvida cruel surge: Por onde eu começo? Avance nessa leitura para encontrar a resposta.

Cenário básico

Para que você não se perca, esse artigo foi produzido pensando no cotidiano de um pequeno empresário que tem loja física, porém sem e-commerce. Situe-se nesse cenário e continue acompanhando o texto para saber o que vem depois.

Arrume o negócio

Entenda que o ERP vem para servir o negócio e não o contrário, portanto adéque-se da seguinte maneira:

  • Mapeie os principais processos do seu cotidiano e escreva ou desenhe um fluxograma. Os mais comuns são abastecimento do estoque, venda e fluxo de caixa.
  • Converse com seu contador e acerte eventuais pendências para poder implantar o ERP sem problemas. Fique em dia com seus impostos, preste contas ao fisco e tenha cuidado com o banco. Lembre-se ainda de manter seus dados atualizados na contabilidade e, se for o caso, manter o certificado digital em dia.
  • Alinhe com seus sócios e colaboradores os processos que definiu. Quando houver mais pessoas envolvidas no negócio não tome decisões sem consultá-las.
  • Além disso, tenha à mão sua lista de clientes e fornecedores e mapeie dentro dos processos qual é a participação deles em seu dia a dia. O ERP precisará dessas informações.
  • Defina quem serão as pessoas envolvidas na implantação e operação do sistema. Sendo assim inteire-se do que fazem, como fazem e sob quais condições. Nada burocrático, apenas o essencial.

Com a lição de casa feita você já pode seguir os passos das próximas seções.

Tecnologia

Agora sim, como negócio arrumado, é hora de pensar na tecnologia.

Instalar o ERP localmente em sua empresa costuma ser caro. Pode precisar de computadores novos, provavelmente de uma rede robusta e assim carecer de rotinas de segurança e backup.

Nem sempre há previsão orçamentária para tudo isso, portanto um sistema online como o do vídeo abaixo é mais adequado.

Mão na massa: primeira operação do ERP

Com o sistema de gestão disponível você já é capaz de automatizar o seu negócio, contudo falta parametrizar o sistema. Comece pelos cadastros, em seguida prepare as configurações fiscais e depois venda, a exemplo do passo a passo a seguir.

  1. Insira as informações bancárias, assim como dados atualizados da sua empresa. Nome, CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, logo da empresa etc. Ou seja, tudo aquilo que você atualizou quando conversou com o contador.
  2. Inclua os demais usuários do sistema e suas respectivas permissões. São aqueles mesmos com quem você conversou antes de implantar o ERP.
  3. Adicione também os contatos de clientes e fornecedores daquela lista que você levantou lá na fase de planejamento.
  4. Concluídos os passos anteriores, cadastre os produtos no ERP. Contudo, lembre-se das regras tributárias verificadas com seu contador e seus fornecedores.
  5. Tudo certo com clientes, fornecedores e produtos, configure a parte fiscal, contas a pagar e a receber de acordo com os processos que definiu lá atrás.
  6. Com seus sócios e colaboradores alinhados aos processos previamente definidos, é só começar a as vendas e assim deixar os registros e relatórios por conta do ERP.

Abaixo segue uma lista de vídeos do Youtube selecionada para você e que mostra tudo na prática, no próprio sistema de gestão.

Assista no Youtube a playlist selecionada para você que mostra na prática o que fazer no ERP.

Concluímos!?

Nessa postagem você percebeu que gestão, planejamento e tecnologia andam de mãos dadas e não é simples lidar com os três. Mesmo assim você sabe que vale a pena, então, encontre auxílio na gestão do seu negócio.